Cara Membuat Nomor Direct untuk Setiap Karyawan

Cara Membuat Nomor Direct untuk Setiap Karyawan

Pernah menelepon kantor lalu harus melewati menu IVR atau menunggu resepsionis hanya untuk bicara dengan satu orang? Dengan routing nomor DID ke extension, setiap karyawan atau divisi bisa punya nomor langsung sendiri. Pelanggan menekan satu nomor, dan telepon yang berdering adalah telepon orang yang dituju.

Artikel ini fokus pada praktiknya: cara memetakan DID ke extension, memilih pola pemetaan yang tepat, menyiapkan tujuan cadangan, dan menguji hasilnya. Untuk dasar konsep DID dan inbound route, Anda bisa membaca dulu Memetakan line konvensional ke SIP trunk.

Ringkasan Singkat: DID dan Extension

DID (Direct Inward Dialing) adalah nomor telepon yang dibawa oleh SIP trunk dari penyedia layanan. Extension adalah nomor internal di PBX, misalnya 101 atau 102, yang melekat pada satu telepon, softphone, atau aplikasi.

Operator tidak mengenal extension. Operator hanya mengirim panggilan beserta nomor DID yang dituju. PBX-lah yang menerjemahkan nomor itu menjadi tujuan di dalam kantor melalui inbound route. Alur lengkap panggilan masuk bisa dilihat di Memahami Alur Panggilan Masuk dan Keluar dalam Teknologi SIP Trunk.

Yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat Route

Lima hal berikut sebaiknya sudah siap, supaya konfigurasi tidak berhenti di tengah jalan:

1. Daftar nomor DID yang aktif pada trunk Anda, lengkap dengan formatnya.
2. Format DID yang dikirim operator. Ada yang diawali 62, ada yang diawali 0. Format di route harus sama persis dengan yang diterima PBX. Tanyakan ke penyedia sebelum mulai.
3. Daftar extension yang akan menerima panggilan, beserta pemiliknya.
4. Status trunk sudah terdaftar (pada PBX Yeastar, ditandai warna hijau). Langkahnya ada di panduan konfigurasi SIP Trunk Yeastar.
5. Tabel rencana pemetaan. Tulis dulu di spreadsheet siapa memakai nomor apa, sebelum menyentuh PBX.

Tiga Pola Pemetaan DID ke Extension

Pilih pola berdasarkan jumlah nomor dan cara perusahaan Anda bekerja.

Pola 1: Satu DID ke satu extension

Ini yang paling sederhana dan paling mudah dirawat. Contoh:

Kelebihannya, setiap perubahan hanya menyentuh satu route. Kekurangannya, bila ada puluhan nomor, jumlah route ikut membengkak.

Pola 2: Rentang DID ke rentang extension

Bila nomor DID Anda berurutan, banyak PBX mengizinkan satu route untuk seluruh rentang. Contoh: DID 622155501001 sampai 622155501005 dipetakan ke extension 101 sampai 105. Hasilnya, nomor pertama berdering di extension 101, nomor kedua di 102, dan seterusnya.

Dua syarat yang perlu dicek:

• Jumlahnya harus sama. Lima nomor DID berpasangan dengan lima extension. Bila jumlahnya berbeda, pemetaan akan bergeser atau gagal.
• Keduanya harus berurutan. Jika extension 104 tidak ada atau nomor DID ke-4 terlewat, urutannya rusak. Bila ada celah, pecah menjadi beberapa route.

Pola ini menghemat banyak waktu, tetapi tetap perlu diuji satu per satu, karena kesalahan urutan tidak terlihat sampai ada yang menelepon.

Pola 3: Beberapa DID ke satu tujuan

Pola ini berguna saat perusahaan berganti nomor. Nomor lama tetap diarahkan ke extension yang sama dengan nomor baru, sehingga pelanggan lama tidak kehilangan kontak.

Langkah Konfigurasi (Contoh pada Yeastar P-Series)

Nama menu bisa berbeda di tiap merek PBX, tetapi urutan idenya sama. Contoh berikut memakai Yeastar P-Series, melanjutkan konfigurasi trunk yang sudah ada.

1. Buka Call Control, lalu pilih Inbound Route.
2. Klik Add untuk membuat route baru.
3. Isi nama route yang jelas, misalnya DID-Direktur. Nama yang deskriptif membantu saat jumlah route sudah banyak.
4. Pilih trunk yang membawa nomor DID tersebut.
5. Isi DID pattern dengan nomor atau rentang nomor, sesuai format yang dikirim operator.
6. Pada destination, pilih extension tujuan. Bila memakai rentang, pilih opsi rentang extension dan isi pasangannya.
7. Simpan dan terapkan perubahan.

Bedanya dengan panduan trunk di atas, yang memakai IVR sebagai tujuan, di sini tujuannya langsung extension. Selebihnya sama.

Tentukan Apa yang Terjadi Jika Extension Tidak Diangkat

Nomor direct menimbulkan satu risiko: bila orangnya sedang cuti, rapat, atau teleponnya tidak aktif, panggilan pelanggan tidak punya tujuan lain. Siapkan tujuan cadangan untuk tiga kondisi:

• Tidak diangkat. Arahkan ke voicemail, extension rekan, atau ring group.
• Sedang sibuk. Arahkan ke extension lain atau antrean.
• Perangkat tidak terdaftar. Misalnya softphone mati atau tidak terhubung internet. Arahkan ke nomor ponsel atau rekan pengganti.

Pengaturan ini umumnya ada di sisi extension, dalam bentuk call forwarding dan voicemail, atau di bagian route sebagai tujuan kegagalan. Nama menunya berbeda di tiap PBX, jadi cek dokumentasi perangkat Anda.

Tambahan yang sering berguna: aturan jam kerja. Di luar jam kerja, arahkan DID ke voicemail atau pesan suara, bukan membiarkannya berdering di kantor yang kosong.

Pasangkan dengan Caller ID Keluar

Bila karyawan memakai nomor direct untuk menerima panggilan, pelanggan akan bingung kalau saat menelepon balik yang tampil nomor lain. Banyak penyedia mengizinkan DID dipakai sebagai caller ID panggilan keluar, asalkan nomor itu memang milik Anda. Pengaturannya ada di outbound route, dan aturan caller ID dari operator dibahas di artikel pemetaan line. Pastikan nomor yang ditampilkan memang diizinkan oleh penyedia layanan.

Uji Coba Sebelum Digunakan

Jangan langsung diumumkan ke pelanggan. Lakukan uji ini dari ponsel luar kantor:

1. Telepon setiap nomor DID, lalu pastikan extension yang benar yang berdering.
2. Angkat panggilan dan pastikan suara terdengar dua arah.
3. Biarkan tidak diangkat, lalu pastikan tujuan cadangan bekerja.
4. Matikan telepon atau softphone, lalu telepon lagi untuk menguji kondisi tidak terdaftar.
5. Periksa CDR dan pastikan nomor tujuan yang tercatat sesuai rencana.

Masalah Umum dan Cara Memeriksanya

Tips Merawat Pemetaan DID

• Simpan tabel pemetaan (DID, extension, pemilik, tujuan cadangan) dan perbarui setiap ada perubahan.
• Perbarui saat karyawan pindah atau keluar. Nomor yang masih mengarah ke extension kosong adalah panggilan pelanggan yang hilang.
• Gunakan nama route yang konsisten, misalnya DID-Nama-Divisi, supaya mudah dicari.
• Tinjau berkala dengan CDR. Nomor yang jarang dipakai bisa digabung, dan nomor yang ramai mungkin perlu tujuan lebih dari satu orang, misalnya ring group.

Kesimpulan

Routing nomor DID ke extension pada dasarnya adalah soal pencocokan: nomor yang dikirim operator dicocokkan dengan inbound route, lalu dialirkan ke extension yang tepat. Pilih pola yang sesuai (satu per satu, rentang, atau beberapa nomor ke satu tujuan), siapkan tujuan cadangan untuk kondisi tidak diangkat, dan uji setiap nomor sebelum diumumkan.

Butuh nomor DID, SIP trunk, atau bantuan menyusun routing untuk kantor Anda? Tim VoipCall siap membantu lewat halaman Cloud PBX atau Contact Us.